Личный кабинет онлайн-кассы: ОФД, налоговой и ККТ

Согласно ФЗ-54, основная часть предпринимателей сменила ККТ на онлайн-кассы в 2018 году. Поставить их на учет необходимо в налоговом органе.

Как поставить онлайн-кассу на учет в налоговой

Поставить онлайн-кассу на учет в налоговом органе можно двумя способами:

• Скачать шаблон заявления на регистрацию онлайн-кассы и лично отнести его в ближайшее отделение налоговой
• Воспользоваться современными технологиями и поставить кассу на учёт с помощью сайта налоговой службы

Документы для регистрации онлайн-кассы в ФНС

Если вы хотите лично отнести заявление в ФНС, не забудьте взять с собой следующие документы:

• Паспорт онлайн-кассы, которую вы будете ставить на учёт
• Паспорт накопителя фискальных данных
• Документ, в котором отражена информация о ваших полномочиях

Запрашивать их у вас вряд ли будут, но они пригодятся вам в момент заполнения документов. Территориальной привязки к определенному налоговому органу нет, любая ИФНС может принять заявление.

Карточка регистрации кассы будет подготовлена в течение 5 рабочих дней после принятия заявления в инспекции.

Обмен информацией с налоговой через личный кабинет ККТ

Личный кабинет налогоплательщика — инновационный инструмент, позволяющий владельцу бизнеса взаимодействовать с ФНС.

Чтобы работа в нем была наиболее эффективной следует учитывать некоторые аспекты:

• Личный кабинет (ЛК) даёт возможность взаимодействия с инспекцией по любым вопросам, связанным с переходом на онлайн-кассы
• Инициировать в личном кабинете запрос связанный с выполнением требований законодательства РФ касательно онлайн-касс может как предприниматель, так и налоговая инспекция (например, ФНС может запросить у налогоплательщика какие-либо документы)
• При работе в ЛК предпринимателем должна соблюдаться принятая комплектность документов, в противном случае ФНС отклонит заявку
• По факту принятия Федеральной налоговой службой (ФНС) отправленных предпринимателем заявлений или иных документов в ЛК должна появиться соответствующая квитанция, если квитанции нет, предпринимателю необходимо обратиться непосредственно в само ведомство (если документы размещены некорректно ФНС направит в ЛК квитанцию об отказе в приёме документов, после получения данной квитанции предпринимателю необходимо будет все перепроверить и направить документы повторно)

Инструкция регистрации онлайн-кассы в налоговой

Шаг 1. Авторизация пользователя в личном кабинете.

Вся работа с онлайн-кассой, включая её постановку на учет, производится в ЛК налогоплательщика на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС). Для начала работы в ЛК необходимо в нём зарегистрироваться.

С регистрацией сложностей быть не должно. На сайте ФНС представлено два вида регистрации в зависимости от правовой формы — ИП или юридическое лицо.

Шаг 2. Оформление заявления на регистрацию онлайн-кассы.

Идем в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», кликаем на вкладку «Заполнить параметры заявления вручную», в появившееся заявление вносим следующую информацию:

• Адрес расположения онлайн-кассы
• Название точки, на которой онлайн-касса будет находиться физически
• Данные онлайн-кассы и Фискального накопителя: номер, присвоенный заводом-изготовителем, наименование модели
• Полное наименование оператора фискальных данных, его ИНН, данные договора (номер и дата заключения)

Как модель, так и номер, присвоенный заводом-изготовителем, предоставлен в выпадающем списке. Если данных в списке нет, предпринимателю необходимо проверить, действительно ли приобретенная онлайн-касса числится в реестре разрешенных.

Из списка выбираем модель ФН.

После внесения основной информации об онлайн-кассе и фискальном накопителе, выбираем для чего онлайн-касса будет использоваться, т.е. её назначение в компании:

• Автономный (справочный) режим
• Обработка платежей, связанных с организацией и проведением лотерей
• Обработка платежей, связанных с организацией и проведением азартных игр
• Печать бланков строгой отчетности
• Расчеты в сети «Интернет»
• Продажа подакцизного товара
• Развозная/разносная торговля
• Деятельность платежных агентов

В большинстве случаев предпринимателю известно такое понятие как ЭЦП — электронная цифровая подпись (она как раз и понадобится для завершения процесса заполнения заявления).

Шаг 3. Оформление электронной подписи.

Применение онлайн-кассы является правовыми отношениями, в которых участвуют:

• Первая сторона — непосредственно сам продавец
• Вторая сторона — Федеральная налоговая служба (ФНС)
• Посредник, которым в данном случае является Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных (ОФД) в этой схеме взаимодействия занимает роль посредника. Продавец передает ему подробную фискальную информацию, ОФД в свою очередь обязан обработать и передать её в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Наличие электронной цифровой подписи является необходимым условием в данных правовых отношениях. Что же она дает предпринимателю:

• В случае наличия цифровой подписи, подлинность переданных фискальных данных будет удостоверена
• С помощью электронной подписи предприниматель может заверять заполненные заявки на регистрацию онлайн-кассы через ЛК

Переход на использование в работе онлайн-кассы для предпринимателей будет достаточно масштабным процессом, требующим временных и финансовых затрат, в связи с чем правительство РФ в вопросе работы с онлайн-кассой и, в частности, использования ЭЦП идет на встречу предпринимателям.

Согласно законодательству, в работе с онлайн-кассой налогоплательщик может использовать ту же электронную подпись, которой пользовался в момент сдачи налоговой отчетности.

Соответственно, если у предпринимателя уже есть ЭЦП (для ФНС), второй раз оформлять её не нужно.

В работе с онлайн-кассой не допускается использование ЭЦП полученной для работы с ЕГАИС (единая государственная автоматизированная информационная система, используемая в торговле алкогольной продукцией). По своей сути у ЕГАИС и онлайн-кассы назначение абсолютно разное.

ЭЦП платная услуга. Предоставить её может как ОФД, так и центры, аккредитованные «Минкомсвязи». Стоимость услуги по предоставлению предпринимателю ЭЦП варьируется от 1 до 3 тыс. руб.

Шаг 4. Получение отчета о регистрации.

После успешного прохождения всех вышеописанных этапов и направления заявления в налоговую в ЛК появится уведомление, оповещающее налогоплательщика о добавлении запроса в систему ФНС.

На протяжении всего времени рассмотрения заявления налогоплательщик может отслеживать изменение его статуса. Итоговый статус заявления и ответ ФНС предприниматель может посмотреть в разделе «Информация о документах, направленных в налоговый орган».

После рассмотрения заявления статус в строке состояния изменится на «Присвоен регистрационный номер ККТ». Как только статус будет изменен, налогоплательщику необходимо кликнуть на номер ККТ и выбрать пункт «Завершить регистрацию».

Для того, чтобы удостовериться в корректной работе онлайн-кассы и передаче данных, предпринимателю необходимо напечатать первый пробный кассовый чек и полученную информацию внести в отчет о регистрации. Итоговым шагом в регистрации будет нажатие кнопки «Подписать и отправить».

Шаг 5. Проверка в налоговой всех данных и получение карточки ККТ.

Как только постановка на учет и проверка всех данных ФНС будет завершена, налоговая служба подготовит карточку о подтверждении регистрации онлайн-кассы.

Обязательными пунктами в карточке являются:

• Наличие усиленной ЭЦП налоговой службы
• Дата, когда онлайн-касса была поставлена на учет

Данную карточку предприниматель должен будет скачать из ЛК. Эта функция доступна в разделе «Список документов, направленных в налоговый орган».

После окончания процесса регистрации предпринимателю необходимо с помощью ККТ осуществить тестовую продажу.

По факту совершения продажи переходим в личный кабинет налогоплательщика и смотрим отобразилась ли информация о переданном чеке. Если чек отобразился, процесс регистрации онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе (ФНС) можно считать завершенным.

Но процесс для предпринимателя будет достаточно новым, а ответственность за непредоставление или несвоевременное предоставление данных в налоговую службу достаточно серьёзная, в связи с чем, в первое время стоит уделять повышенное внимание контролю за работой онлайн-кассы и передачей документов в ФНС.

</span>

Наделавший много шума в бизнес-сообществе 54-ФЗ ввел еще одно действующее звено в цепочку взаимоотношений налогоплательщика и ФНС.

Договор с ОФД

Теперь все владельцы контрольно-кассовой техники обязаны заключить договор с оператором фискальных данных.  Сейчас на рынке ОФД представлено более десяти компаний, внесенных в официальный реестр ФНС и получивших все необходимые разрешения на передачу фискальных данных.  Цены на услуги и порядок подключения у операторов почти не отличаются, поэтому конкурентная борьба между ОФД идет по самому выгодному для клиента сценарию – операторы предлагают все новые сервисы и услуги. Это могут быть и пакеты смс для отправки чеков покупателям, и КЭП для регистрации на сайте ФНС, акции, скидки или бонусы.  Но главным в конкурентной борьбе ОФД выступают сервисы личного кабинета – еще одно новшество, возникшее на волне реформы контрольно-кассовой техники.

Что же такое Личный кабинет ОФД, зачем он нужен и какую пользу могут из него извлечь владельцы кассовых аппаратов, разберем на примере сервиса «Такском-Касса», предоставленным для тестирования компанией «Такском».

Для начала нужно сказать, что весь функционал сервиса «Такском-Касса» доступен абсолютно каждому абоненту ОФД «Такском», вне зависимости от того владеет ли он сетью гипермаркетов или всего лишь небольшим магазином с одним кассовым аппаратом. Более того, на наш взгляд наибольшую пользу от Личного кабинета могут извлечь для себя как раз владельцы среднего и малого бизнеса, которые в отличие от крупных ритейлеров не могут себе позволить настраивать дорогостоящую интеграцию касс и учётной системы. Итак, чем же может быть полезен Личный кабинет ОФД, для владельца бизнеса, бухгалтера и технического специалиста, обслуживающего кассы?

Контроль кассовых аппаратов

Конечно, Личный кабинет – это в первую очередь про кассы. И про корректную работу новой кассовой техники. Мониторинг состояния кассовой техники проводится по всем кассам, по подразделениям (например, по филиалам в разных городах), по отдельным торговым точкам или по каждой единице контрольно-кассовой техники отдельно.

Система визуально очень понятна и напоминает светофор, например, зеленым цветом показаны кассы, с которыми все в порядке, они исправно передают документы, не требуют замены фискального накопителя, перерегистрации или оплаты подключения.

Желтым – те кассы, у которых скоро заканчивается срок подключения, замены накопителя или те, которые больше суток не передают документы. Красным – кассы, у которых возникли серьезные проблемы с производительностью. Причем, периоды, когда касса переключается на предупреждающий свет, к примеру, перестает передавать документы, можно настраивать индивидуально.

Если касс много, то по каждому из состояний (смена, передача данных, подключение к ОФД, замена фискального накопителя) можно настроить фильтр и выгрузить все работающие или проблемные кассы по всем подразделениям или по отдельным торговым точкам. Это поможет сэкономить время техническим специалистам компании, ответственным за работу кассовой техники.

Что касается самих фискальных документов, то открыв данные кассы, вы увидите полный список за нужный промежуток времени. Каждый документ можно просмотреть и при необходимости распечатать. Специфика передачи фискальных данных не допускает расхождений, а значит данные в Личном кабинете, которые видит пользователь, полностью идентичны тем, которые видит Федеральная налоговая служба.

Контроль выручки

В бизнесе главное – это контроль над финансами. В разделе «Аналитика» доступна полная информация о выручке по подразделениям, торговым точкам и кассам. Информацию можно просмотреть за смену или настроить в календаре необходимый  период времени.  

По каждой смене кассира доступна информация об общей сумме выручки за смену, сумма наличных и безналичных расчетов, возвратов, средняя сумма чека, среднее количество позиций в чеке и другая информация.

Формирование сводных отчетов

Проведение более глубокой аналитической работы с данными касс возможно при помощи сервиса сводных отчетов по фискальным документам.

Для составления отчета необходимо выбрать нужный период, а также параметры, по которым создается отчет. Полученный файл в формате Excel можно загрузить на свой компьютер или отправить на почту.

Файл Excel позволяет быстро выделить НДС за период, посчитать общую сумму выручки или сумму выручки за смену, учесть приход наличных и безналичных средств и провести другие операции. 

Кроме финансового отчета в Личном кабинете «Такском-Касса» можно сформировать отчет по продажам на основе номенклатуры товаров. Отчет о продажах по номенклатуре позволяет выгрузить основные данные о продажах позиций номенклатуры и  ранжировать их по выручке. 

Владельцам большого количество касс будет интересен  отчет по статистике использования ККТ за период. Отчет позволяет выгрузить в формате Excel данные о ККТ, которые были подключены, находились на обслуживании и использовались в заданный период времени.

Дополнительные возможности

К дополнительным возможностям Личного кабинета можно отнести:

• Предоставление API. Для крупных компаний с большим объемом данных предоставляется API, при помощи которого можно осуществлять мониторинг ККТ и сверять данные ОФД с данными собственных систем в автоматическом режиме, не заходя в Личный кабинет.
• Разграничение прав доступа. Лицо, на которое зарегистрирован Личный кабинет, может добавлять других сотрудников, разграничивая их доступ по функционалу и торговым точкам. Например, владелец может видеть информацию со всех касс, а ответственный сотрудник только статистику о работе касс на своей торговой точке.

• Настройка уведомлений. Функция «Информирование» позволяет подключать уведомления на e-mail в случае, если касса не выдает документы более 24 часов, если истекает срок фискального накопителя или подходит срок продления договора с ОФД. Вы сами можете выбрать список уведомлений, которые планируете получать.

• Взаимодействие с ЦТО. В «Такском-касса» есть возможность передачи кассовой техники на контроль в центр технического обслуживания. Таким образом, обслуживающая организация сможет контролировать работоспособность кассы из своего собственного кабинета, при этом не имея доступа к финансовой информации компании.

• Мобильное приложение. Все функции Личного кабинета «Такском-Касса» доступны в мобильном приложении, разработанном для IOS и Android. Для контроля продаж в магазине теперь не нужен даже ПК, достаточно просто смартфона или планшета.

По обещаниям разработчиков, в ближайшее время в Личном кабинете «Такском-касса» будет реализована возможность регистрации кассы в ФНС. Это существенно упростит жизнь пользователям, которым сейчас приходится работать по сути с двумя Личными кабинетами: на сайте ФНС и в сервисе ОФД.

Как мы видим, Личный кабинет ОФД — это не просто некое место на сервере, где вы можете посмотреть, передают ли ваши кассы данные в ФНС, это полноценный инструмент для управления бизнесом.  Но нужно учитывать, что далеко не все операторы предлагают своим клиентам подобные решения. Множество полезных функций и гибкие настройки для аналитики и мониторинга касс отвечают потребностям как большого, так и малого бизнеса. Ну а пользоваться или нет всеми возможностями Личного кабинета, решать вам.